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Chamem os bombeiros

Quantas vezes você já respondeu que estava “apagando incêndios”, ao ser perguntando como andam as coisas no trabalho?
Essa sensação de que é tudo “para ontem” não contribui em nada com nossa eficiência e, com efeito, reduz drasticamente nossa capacidade de apresentar alto desempenho de maneira constante.
Mais que isso, essas atividades ocupam um tempo precioso, que seria melhor empregado em tarefas realmente importantes.


Você já parou para pensar na diferença entre Urgente e Importante?

Vejamos:


Urgente significa que uma tarefa requer atenção imediata, frequentemente nos colocando em um modo reativo, marcado por uma mentalidade defensiva, negativa, apressada e com foco limitado. 
Por outro lado, importante é tudo aquilo que têm um resultado que nos leva a alcançar nossos objetivos, sejam eles profissionais ou pessoais. Tarefas importantes contribuem para nossa missão, valores e objetivos de longo prazo.
O desafio é conseguirmos superar a tendência natural de focar em atividades urgentes (e sem importância), para que possamos liberar tempo e recursos mentais suficientes para fazer o que é essencial para o nosso sucesso em médio e longo prazo.


Como fazer isso?

Reconheço, claro, que muitos de nós tem muito a fazer, em pouco tempo e que isso gera estresse e ansiedade mas, se tivermos clareza sobre as nossas prioridades, é possivel passar do modo “combate a incêndios” para uma posição em que podemos focar em ações que impactarão nosso futuro.
Em um discurso de 1954 na 2a Assembléia do Conselho Mundial de Igrejas, o ex-presidente norte-americano Dwight D. Eisenhower proferiu a seguinte frase (de autoria do dr. Roscoe Miller, presidente da Northwestern University): “Eu tenho dois tipos de problemas: os urgentes e os importantes. Os urgentes não são importantes e os importantes nunca são urgentes “

Essa, hoje famosa, frase se tornou a base de uma ferramenta muito  interessante: A Matriz de Eisenhower, também conhecida como “Matriz Urgente-Importante”


Dividida em 4 quadrantes, a matriz permite categorizar as atividades que precisam ser feitas de acordo com os dois critérios tratados aqui. Desta forma, é possível organizar melhor o seu to-do list, evitando que que você perca tempo com as tarefas que possuem menos importância ou que são menos urgentes.
O eixo vertical representa a importância das tarefas, enquanto o horizontal representa a urgência.


Passo a passo de como preencher a matriz

  1. Comece listando todas as tarefas e pendências
  2. Categorize cada um dos itens e o adicione ao seu quadrante específico.
  3.  Perceba o direcionamento de cada um dos quadrantes. Eles estão em ordem de prioridade. 

Deixo aqui um PDF com a matriz para você imprimir e utilizar sempre que necessário.
Fazer dela um hábito irá te ajudar a se organizar melhor.
Até a próxima coluna e não hesite em me escrever se tiver alguma dúvida ou precisar de ajuda


Ale Jungermann 

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